Pertama kali saya mendengar istilah spend analysis, jujur saja, terdengar seperti sesuatu yang sangat teknis dan membosankan. Tapi setelah membaca buku Spend Analysis: The Window into Strategic Sourcing karya Kirit Pandit dan H. Marmanis, pandangan saya berubah total. Buku ini membuat saya sadar bahwa di balik tumpukan data pembelian yang sering kita anggap remeh, tersembunyi potensi besar untuk efisiensi, inovasi, dan strategi pengadaan yang jauh lebih cerdas.
Sebagai seseorang yang berkecimpung di bidang pengadaan di Indonesia — di mana data pembelian sering tersebar di berbagai sistem, dari e-katalog sampai SPSE — buku ini terasa sangat relevan. Ia menunjukkan bagaimana “menyapu bersih” kekacauan data pengadaan bisa menjadi langkah awal menuju pengambilan keputusan yang jauh lebih strategis.
Isi dan Konsep Utama Buku
Buku ini menjelaskan secara sistematis apa itu spend analysis dan mengapa ia menjadi fondasi bagi strategic sourcing.
Secara sederhana, spend analysis berarti proses mengumpulkan, membersihkan, mengelompokkan, dan menganalisis data pengeluaran organisasi untuk menjawab pertanyaan penting seperti:
- Siapa yang membeli apa?
- Dari siapa barang itu dibeli?
- Berapa besar uang yang dikeluarkan?
- Apakah harga antarunit konsisten?
- Apakah ada potensi penghematan atau penyatuan kontrak?
Pandit dan Marmanis menjelaskan bahwa tanpa pemahaman mendalam terhadap data pengeluaran, organisasi tidak mungkin bisa melakukan strategic sourcing yang efektif. Mereka menegaskan pepatah terkenal dalam dunia pengadaan:
“You can’t manage what you can’t see.”
Artinya, sebelum kita bicara strategi negosiasi, efisiensi vendor, atau optimalisasi kontrak, langkah pertama adalah melihat dengan jelas ke mana uang kita mengalir.
Buku ini terdiri dari beberapa bagian besar:
Konsep dasar dan pentingnya spend analysis.
Penulis menguraikan bagaimana data pembelian yang berserakan bisa menjadi “jendela” untuk melihat pola dan peluang.
Tahapan teknis melakukan spend analysis.
Mulai dari pengumpulan data, normalisasi, klasifikasi, hingga pelaporan yang bisa digunakan manajemen.
Keterkaitan dengan strategic sourcing.
Bagaimana hasil analisis data bisa membantu menentukan strategi pembelian, mengurangi risiko, dan memperbaiki kinerja pemasok.
Tantangan implementasi.
Misalnya perbedaan format data, sistem yang tidak terintegrasi, atau kurangnya budaya berbasis data di organisasi.
Buku ini bukan hanya untuk teknolog atau analis data. Ia juga ditulis dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh praktisi pengadaan dan manajer. Setiap bab dilengkapi dengan contoh nyata dan studi kasus dari industri besar seperti manufaktur dan jasa keuangan.
Beberapa gagasan dalam buku ini menurut saya sangat relevan, terutama untuk kita yang bekerja di lingkungan pengadaan pemerintah atau BUMN di Indonesia.
Data adalah aset strategis dalam pengadaan.
Banyak instansi memiliki data pembelian yang sangat besar, tapi tidak digunakan secara optimal. Buku ini mengajarkan bagaimana data itu bisa diubah menjadi insight strategis — misalnya menemukan vendor yang terlalu dominan, harga yang tidak konsisten, atau peluang konsolidasi kontrak antarunit.
Spend analysis bukan proyek IT, tapi proyek bisnis.
Pandit dan Marmanis menekankan bahwa ini bukan semata-mata urusan sistem atau perangkat lunak. Yang lebih penting adalah tujuan bisnisnya: bagaimana data bisa membantu menekan biaya, meningkatkan efisiensi, dan memperkuat daya tawar pembeli.
Pentingnya standardisasi dan klasifikasi data.
Salah satu tantangan terbesar adalah data yang tidak seragam. Nama vendor bisa berbeda-beda, kategori barang tidak konsisten, dan kode akun belanja berantakan. Buku ini memberi panduan praktis untuk membangun sistem klasifikasi seperti UNSPSC atau taxonomy yang seragam — sesuatu yang juga sangat dibutuhkan dalam sistem e-katalog kita.
Keterkaitan antara spend analysis dan kinerja vendor.
Dengan analisis data yang baik, kita bisa mengidentifikasi vendor yang paling banyak digunakan, paling sering terlambat, atau paling banyak melakukan perubahan harga. Ini bisa menjadi dasar objektif untuk penilaian kinerja dan perbaikan kontrak di masa depan. Relevansi untuk Konteks Indonesia
Membaca buku ini membuat saya berpikir: kapan terakhir kali kita benar-benar melihat data pengadaan secara utuh di lembaga kita?
Kenyataannya, data pengadaan di Indonesia masih tersebar di banyak sistem — SPSE, e-katalog LKPP, SIMDA, bahkan laporan manual. Tidak jarang data tersebut sulit disatukan, apalagi dianalisis. Padahal, menurut Pandit dan Marmanis, langkah pertama dalam spend analysis justru adalah mengintegrasikan semua data pembelian ke dalam satu sumber kebenaran (single source of truth).
Jika prinsip-prinsip dari buku ini diterapkan, maka:
- Pemerintah dapat melihat dengan jelas berapa total belanja tiap jenis barang/jasa di tingkat nasional.
- LKPP dapat memetakan sektor dengan potensi efisiensi tertinggi.
- Instansi dapat mengidentifikasi peluang volume discount atau kontrak bersama lintas lembaga.
Hal ini sebenarnya sejalan dengan semangat transformasi digital pengadaan yang sedang didorong pemerintah, di mana semua data belanja publik diarahkan menuju keterpaduan sistem.
Namun, buku ini juga secara tidak langsung mengingatkan kita tentang tantangan birokrasi dan tata kelola data. Implementasi spend analysis memerlukan keterbukaan, kedisiplinan data, dan koordinasi lintas unit — sesuatu yang masih menjadi pekerjaan rumah di banyak instansi.
Perbandingan dengan Regulasi Pengadaan di Indonesia
Jika dibandingkan dengan kerangka hukum kita, khususnya Perpres 16 Tahun 2018 dan perubahannya, sebenarnya sudah ada semangat yang sejalan dengan konsep buku ini — terutama pada aspek perencanaan pengadaan dan pengelolaan kinerja penyedia.
Regulasi kita sudah menegaskan pentingnya perencanaan berbasis kebutuhan dan data. Namun, pendekatan spend analysis yang mendalam seperti dijelaskan Pandit dan Marmanis belum sepenuhnya terintegrasi. Saat ini, analisis belanja pemerintah masih banyak dilakukan per proyek, bukan lintas organisasi secara strategis.
Bayangkan jika data dari SPSE, e-katalog, dan SIMDA bisa digabung dan dianalisis seperti dalam buku ini — kita bisa:
- Menemukan pola pengeluaran nasional berdasarkan kategori barang/jasa.
- Mengidentifikasi area penghematan tanpa mengorbankan kualitas.
- Memetakan performa vendor berdasarkan data historis, bukan persepsi.
Dengan kata lain, spend analysis bisa menjadi “mata ketiga” pemerintah dalam mengawasi sekaligus mengoptimalkan pengadaan publik.
Apa yang Bisa Kita Contoh dan Terapkan
Beberapa hal konkret dari buku ini yang menurut saya bisa langsung diadopsi di Indonesia antara lain:
Bangun budaya data dalam pengadaan.
Setiap unit harus terbiasa mencatat, membersihkan, dan melaporkan data pembelian dengan format yang seragam.
Gunakan klasifikasi standar internasional.
Misalnya dengan mengadopsi struktur UNSPSC untuk mengelompokkan barang dan jasa — sehingga mudah dibandingkan antarinstansi.
Integrasikan sistem informasi pengadaan.
Hasil spend analysis akan sangat bergantung pada sejauh mana sistem data kita bisa saling berbagi informasi.
Gunakan hasil analisis untuk perencanaan strategis.
Data belanja bisa menjadi dasar penentuan komoditas prioritas, penetapan kontrak payung, hingga pembinaan vendor lokal.
Latih SDM pengadaan agar melek analisis data.
Seperti yang ditekankan penulis, spend analysis bukan sekadar software, tetapi cara berpikir yang berbasis bukti (evidence-based procurement). Penutup: Dari Data ke Keputusan Strategis
Buku Spend Analysis: The Window into Strategic Sourcing memberi pelajaran berharga: bahwa kekuatan terbesar pengadaan bukan pada prosesnya, tapi pada kemampuan membaca data di balik proses itu.
Bagi saya, buku ini membuka mata bahwa pengadaan bisa menjadi fungsi yang sangat strategis jika didukung data yang terkelola dengan baik. Di Indonesia, di mana transparansi dan efisiensi menjadi tantangan utama, spend analysis bisa menjadi alat ampuh untuk memperbaiki tata kelola sekaligus menghemat anggaran publik.
Seperti judulnya, buku ini benar-benar menjadi “jendela” — yang memberi pandangan lebih luas tentang bagaimana data pengeluaran bisa menjadi dasar pengambilan keputusan yang cerdas. Dan mungkin, jika kita mampu menerapkannya dengan disiplin dan keterbukaan, jendela itu akan berubah menjadi pintu menuju pengadaan publik yang lebih transparan, efisien, dan bernilai tinggi.
