Sebagai seorang praktisi pengadaan yang telah bertahun-tahun berada di dalam sistem, saya semakin sering merenungkan satu kenyataan yang terasa kian menguat: pengadaan barang dan jasa di Indonesia kerap berjalan sangat rapi secara prosedural, tetapi miskin secara substansi. Prosesnya lengkap, dokumennya tertib, dan seluruh tahapan dipenuhi. Namun ketika hasil akhirnya dievaluasi, manfaat yang diharapkan tidak selalu hadir. Di titik inilah saya melihat bagaimana prosedur, yang sejatinya menjadi alat, justru berubah menjadi tujuan.
Dalam pengalaman saya mendampingi berbagai instansi dan pelaku usaha, prosedur sering kali diperlakukan sebagai benteng pengaman utama. Fokus utama pengadaan bergeser menjadi “jangan sampai salah langkah” dan “pastikan semua sesuai aturan”. Sikap ini bisa dipahami, mengingat risiko yang melekat pada pengadaan. Namun ketika kehati-hatian berubah menjadi ketakutan, dan kepatuhan berubah menjadi formalitas, maka substansi pengadaan perlahan tersingkir.
Substansi pengadaan sesungguhnya terletak pada pemenuhan kebutuhan secara tepat, efisien, dan berkelanjutan. Pengadaan seharusnya menjawab pertanyaan mendasar: apa yang benar-benar dibutuhkan, mengapa dibutuhkan, dan bagaimana cara terbaik memenuhinya. Sayangnya, dalam banyak kasus, pertanyaan-pertanyaan ini kalah penting dibandingkan dengan urutan tahapan dan kelengkapan administrasi. Selama prosedur terpenuhi, substansi sering dianggap urusan nomor sekian.
Saya sering menemui perencanaan pengadaan yang disusun sekadar untuk memenuhi kewajiban dokumen. Analisis kebutuhan dilakukan secara dangkal, spesifikasi disalin dari tahun sebelumnya, dan kajian pasar hampir tidak dilakukan. Secara prosedural, semua tahapan perencanaan terpenuhi. Namun secara substansi, pengadaan tersebut berjalan tanpa arah yang jelas. Ketika hasilnya tidak optimal, yang disalahkan bukanlah kualitas perencanaan, melainkan faktor eksternal.
Dominasi prosedur juga terlihat dalam proses pemilihan penyedia. Evaluasi sering kali terjebak pada aspek administratif dan formal, sementara kualitas solusi dan kapasitas penyedia menjadi perhatian sekunder. Dalam situasi seperti ini, penyedia yang menawarkan solusi terbaik belum tentu memiliki peluang, sementara penyedia yang paling rapi secara administrasi justru lebih diuntungkan. Dari perspektif pasar, kondisi ini tidak sehat dan berpotensi mematikan inovasi.
Ketika prosedur mengalahkan substansi, profesionalisme pelaksana pengadaan juga tergerus. Ruang untuk menggunakan penilaian profesional semakin sempit. Pelaksana cenderung bersembunyi di balik aturan dan sistem, menghindari tanggung jawab substantif atas hasil pengadaan. Padahal, regulasi pengadaan sejatinya memberi ruang bagi penilaian profesional sepanjang dapat dipertanggungjawabkan. Ketika ruang ini tidak dimanfaatkan, pengadaan kehilangan nilai strategisnya.
Saya juga melihat bahwa budaya organisasi turut memperkuat dominasi prosedur. Indikator keberhasilan pengadaan sering kali diukur dari kepatuhan dan serapan anggaran, bukan dari kualitas output dan manfaat yang dihasilkan. Selama tidak ada temuan dan anggaran terserap, pengadaan dianggap berhasil. Dalam kerangka seperti ini, tidak mengherankan jika substansi pengadaan menjadi terpinggirkan.
Digitalisasi pengadaan, yang seharusnya membantu memperkuat substansi, justru dalam beberapa kasus mempertebal orientasi prosedural. Sistem elektronik memastikan setiap langkah terekam dan sesuai alur, tetapi tidak menjamin bahwa keputusan yang diambil adalah keputusan terbaik. Tanpa perubahan pola pikir, teknologi hanya mempercepat proses administratif tanpa memperbaiki kualitas hasil.
Sebagai praktisi, saya meyakini bahwa pengadaan tidak boleh berhenti pada kepatuhan prosedur. Prosedur adalah fondasi, tetapi substansi adalah tujuan. Pengadaan harus kembali diposisikan sebagai proses strategis yang berorientasi pada nilai manfaat. Hal ini menuntut keberanian untuk keluar dari zona nyaman administratif dan mulai bertanya lebih dalam tentang kebutuhan dan dampak.
Perubahan ini tentu tidak mudah. Dibutuhkan peningkatan kompetensi pelaksana pengadaan agar mampu memahami regulasi secara utuh dan menggunakan ruang profesional yang tersedia. Dibutuhkan pula dukungan organisasi agar pelaksana tidak bekerja dalam ketakutan. Tanpa dukungan tersebut, tuntutan untuk mengedepankan substansi akan sulit diwujudkan.
Selain itu, perlu ada perubahan cara pandang dalam menilai keberhasilan pengadaan. Keberhasilan tidak cukup diukur dari ketiadaan temuan, tetapi dari sejauh mana pengadaan tersebut memberikan manfaat nyata. Dengan indikator yang tepat, orientasi pengadaan akan perlahan bergeser dari prosedur ke substansi.
Sebagai penutup, refleksi ini saya sampaikan sebagai bentuk keprihatinan sekaligus harapan. Prosedur memang penting dan tidak boleh diabaikan. Namun ketika prosedur mengalahkan substansi, pengadaan kehilangan maknanya. Bagi saya pribadi, tugas praktisi pengadaan bukan hanya memastikan proses berjalan sesuai aturan, tetapi memastikan bahwa pengadaan benar-benar menghadirkan manfaat. Di situlah pengadaan menemukan nilai sejatinya sebagai instrumen pembangunan dan pelayanan publik.
