Sebagai seseorang yang telah lama terlibat dalam pengembangan sistem pengadaan barang dan jasa di Indonesia, saya sering mengatakan bahwa transformasi digital dalam pengadaan sebenarnya sudah berjalan cukup jauh. Pemerintah Indonesia telah menerapkan berbagai sistem berbasis elektronik untuk meningkatkan transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas. Kita memiliki sistem e-procurement, e-tendering, e-purchasing melalui e-katalog, hingga berbagai platform digital lain yang dirancang untuk meminimalkan interaksi manual dalam proses pengadaan.
Namun dalam praktik di lapangan, saya sering melihat sebuah kenyataan yang cukup ironis. Sistemnya sudah digital, tetapi mentalitas sebagian pelaku pengadaan masih manual. Inilah salah satu tantangan terbesar dalam reformasi pengadaan di Indonesia. Teknologi sudah berubah, tetapi cara berpikir, cara bekerja, dan budaya birokrasi sering kali masih tertinggal.
Transformasi digital dalam pengadaan sebenarnya dimulai sejak pemerintah mengembangkan sistem Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yang kemudian menjadi fondasi bagi berbagai sistem pengadaan nasional. Tujuannya sangat jelas: meningkatkan transparansi, memperluas akses penyedia, serta mengurangi potensi penyimpangan dalam proses tender. Dengan sistem elektronik, semua tahapan pengadaan tercatat secara digital, sehingga lebih mudah diaudit dan dipantau.
Kemudian pemerintah juga mengembangkan sistem e-katalog yang memungkinkan instansi pemerintah membeli barang dan jasa secara langsung dari katalog elektronik tanpa melalui proses tender panjang. Sistem ini dirancang untuk mempercepat belanja pemerintah sekaligus meningkatkan transparansi harga karena seluruh informasi produk tersedia secara terbuka.
Dalam beberapa tahun terakhir, penggunaan e-katalog bahkan meningkat sangat signifikan. Nilai transaksi pengadaan melalui katalog elektronik mencapai ratusan triliun rupiah setiap tahun. Hal ini menunjukkan bahwa digitalisasi pengadaan telah menjadi bagian penting dari sistem belanja pemerintah.
Namun di balik kemajuan teknologi tersebut, saya masih sering menemukan pola pikir lama yang bertahan. Misalnya, masih ada pelaku pengadaan yang menganggap sistem digital hanya sebagai formalitas administrasi. Dokumen memang diunggah secara elektronik, tetapi keputusan penting tetap diambil melalui komunikasi informal di luar sistem. Dalam kondisi seperti ini, teknologi hanya menjadi alat administratif, bukan instrumen perubahan tata kelola.
Saya juga sering menemukan kebiasaan lama yang terbawa ke dalam sistem digital. Misalnya, spesifikasi teknis yang sengaja dibuat sangat spesifik untuk mengarah pada produk tertentu. Walaupun proses tender dilakukan secara elektronik, jika spesifikasi sudah diarahkan sejak awal, maka kompetisi tetap tidak sehat. Ini menunjukkan bahwa digitalisasi tidak otomatis menghilangkan potensi manipulasi jika mentalitas pelakunya tidak berubah.
Contoh lain adalah praktik komunikasi di luar sistem. Dalam sistem pengadaan elektronik, seluruh komunikasi seharusnya dilakukan melalui fitur resmi agar dapat tercatat dan diaudit. Namun dalam praktiknya, masih ada pihak yang lebih memilih berkomunikasi melalui jalur informal seperti pesan pribadi, telepon, atau pertemuan langsung. Ketika hal ini terjadi, transparansi sistem menjadi berkurang.
Saya juga sering melihat bagaimana sebagian organisasi masih menjalankan pola kerja manual meskipun menggunakan sistem digital. Misalnya, dokumen tetap dicetak dan disimpan secara fisik secara berlebihan, rapat evaluasi masih bergantung pada dokumen kertas, atau proses persetujuan masih memerlukan tanda tangan manual yang memakan waktu. Padahal tujuan utama digitalisasi adalah menyederhanakan proses kerja.
Masalah lain yang sering muncul adalah kurangnya pemahaman terhadap sistem digital itu sendiri. Tidak sedikit pelaku pengadaan yang menggunakan sistem hanya sebatas mengikuti prosedur tanpa benar-benar memahami logika di baliknya. Akibatnya, sistem sering dianggap sebagai beban tambahan, bukan sebagai alat yang membantu pekerjaan.
Sebagai seorang yang aktif dalam pelatihan pengadaan melalui Lembaga Pengembangan dan Konsultasi Nasional, saya sering menekankan bahwa transformasi digital bukan hanya soal mengganti alat kerja. Transformasi digital adalah perubahan cara berpikir. Ketika organisasi benar-benar memahami manfaat sistem digital, maka mereka akan menggunakan teknologi tersebut untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi.
Di sisi lain, digitalisasi pengadaan sebenarnya membuka peluang besar bagi peningkatan profesionalisme. Dengan sistem digital, jejak keputusan menjadi lebih jelas. Setiap tahapan pengadaan tercatat secara otomatis, sehingga memudahkan proses audit dan pengawasan. Hal ini seharusnya mendorong pelaku pengadaan untuk bekerja lebih profesional karena setiap tindakan dapat ditelusuri.
Digitalisasi juga membuka akses yang lebih luas bagi penyedia barang dan jasa. Jika dulu banyak tender hanya diketahui oleh perusahaan tertentu, sekarang informasi pengadaan dapat diakses secara terbuka oleh siapa pun. Ini memberikan kesempatan yang lebih besar bagi pelaku usaha, termasuk UMKM, untuk ikut berpartisipasi dalam pengadaan pemerintah.
Namun semua manfaat tersebut hanya akan tercapai jika pelaku pengadaan memiliki mentalitas yang sesuai dengan sistem digital. Jika mentalitasnya masih manual, maka sistem digital hanya akan menjadi lapisan administratif tambahan tanpa menghasilkan perubahan yang berarti.
Saya sering mengibaratkan kondisi ini seperti mengganti kendaraan lama dengan mobil modern, tetapi pengemudinya masih menggunakan cara mengemudi lama. Teknologi mobilnya sudah canggih, tetapi cara penggunaannya belum optimal. Dalam situasi seperti ini, potensi teknologi tidak akan pernah dimanfaatkan secara maksimal.
Karena itu, tantangan terbesar dalam pengadaan modern sebenarnya bukan lagi soal teknologi, tetapi soal perubahan budaya kerja. Kita membutuhkan pelaku pengadaan yang berpikir digital: terbuka terhadap transparansi, terbiasa bekerja berbasis data, dan siap mempertanggungjawabkan setiap keputusan secara profesional.
Sebagai Ketua Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia, saya percaya bahwa perubahan mentalitas ini hanya bisa dilakukan melalui pendidikan dan pembinaan yang berkelanjutan. Pelatihan pengadaan tidak boleh hanya fokus pada aturan, tetapi juga pada etika profesional, tata kelola yang baik, dan pemahaman terhadap transformasi digital.
Organisasi juga perlu membangun budaya kerja yang mendukung digitalisasi. Misalnya dengan mengurangi proses manual yang tidak perlu, mendorong penggunaan data dalam pengambilan keputusan, serta memastikan bahwa seluruh komunikasi pengadaan dilakukan melalui sistem resmi.
Pada akhirnya, digitalisasi pengadaan adalah langkah besar menuju tata kelola pemerintahan yang lebih modern dan transparan. Namun teknologi hanya akan menjadi alat yang efektif jika diiringi dengan perubahan pola pikir. Jika sistem sudah digital tetapi mentalitas masih manual, maka kita hanya memindahkan proses lama ke dalam platform baru tanpa menghasilkan perubahan yang nyata.
Karena itu, reformasi pengadaan di Indonesia harus berjalan dalam dua arah sekaligus: memperkuat sistem digital dan membangun mentalitas profesional para pelakunya. Ketika keduanya berjalan bersama, maka pengadaan barang dan jasa dapat benar-benar menjadi sistem yang transparan, efisien, dan dipercaya oleh masyarakat.
