Sebagai seseorang yang sudah lama berkecimpung di dunia pengadaan barang dan jasa, saya sering melihat bahwa keberhasilan sebuah sistem pengadaan tidak selalu ditentukan oleh regulasi yang hebat atau teknologi yang canggih. Justru sering kali ditentukan oleh kebiasaan kecil yang dilakukan secara konsisten oleh para pelakunya. Dalam banyak diskusi pelatihan yang saya lakukan di Lembaga Pengembangan dan Konsultasi Nasional (LPKN) maupun dalam forum Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia, saya sering menyampaikan bahwa perubahan besar dalam tata kelola pengadaan sering dimulai dari perubahan kebiasaan yang kecil. Konsep ini sejalan dengan gagasan “atomic habit”, yaitu kebiasaan kecil yang dilakukan terus menerus hingga menghasilkan perubahan besar dalam jangka panjang.
Atomic habit dalam konteks pengadaan berarti membangun rutinitas kecil yang memperbaiki cara kita merencanakan, melaksanakan, dan mengawasi proses pengadaan. Banyak orang mengira bahwa reformasi pengadaan harus dimulai dari kebijakan besar atau sistem digital yang kompleks. Padahal, dalam praktiknya, kualitas pengadaan sering ditentukan oleh kebiasaan sederhana seperti membaca dokumen dengan teliti, mencatat setiap keputusan secara transparan, atau meluangkan waktu untuk mengevaluasi proses tender yang telah selesai.
Dalam pengalaman saya, salah satu kebiasaan kecil yang sangat penting dalam pengadaan adalah disiplin membaca dokumen secara mendalam. Banyak masalah pengadaan muncul karena pejabat pengadaan atau penyedia hanya membaca dokumen secara sekilas. Akibatnya, spesifikasi teknis tidak dipahami dengan benar, syarat administrasi terlewat, atau bahkan klausul kontrak tidak dipahami dengan baik. Jika setiap pelaku pengadaan membangun kebiasaan membaca dokumen secara sistematis, banyak potensi masalah bisa dicegah sejak awal.
Kebiasaan kecil lainnya adalah mencatat proses pengambilan keputusan. Dalam pengadaan yang transparan, setiap keputusan seharusnya dapat dijelaskan secara rasional dan terdokumentasi. Namun dalam praktiknya, banyak keputusan penting tidak tercatat dengan baik. Ketika kemudian muncul audit atau pemeriksaan, pelaku pengadaan kesulitan menjelaskan alasan di balik keputusan tersebut. Jika sejak awal kita membangun kebiasaan sederhana untuk menuliskan alasan setiap keputusan penting, maka akuntabilitas pengadaan akan meningkat secara signifikan.
Atomic habit juga sangat relevan dalam tahap perencanaan pengadaan. Banyak orang menganggap bahwa perencanaan adalah tahap yang membosankan, sehingga sering dilakukan secara terburu-buru. Padahal, kualitas perencanaan sangat menentukan keberhasilan seluruh proses pengadaan. Kebiasaan kecil seperti melakukan diskusi singkat dengan pengguna anggaran, memeriksa kembali kebutuhan riil organisasi, atau membandingkan harga pasar dapat membuat perencanaan menjadi jauh lebih matang.
Dalam pelatihan yang sering saya lakukan, saya juga menekankan pentingnya kebiasaan evaluasi setelah proses pengadaan selesai. Sayangnya, evaluasi sering diabaikan karena dianggap tidak memiliki dampak langsung. Padahal, evaluasi adalah sumber pembelajaran yang sangat berharga. Dengan membiasakan diri melakukan refleksi sederhana setelah setiap proses pengadaan, kita dapat menemukan pola kesalahan yang berulang dan memperbaikinya di masa depan.
Bagi para vendor atau penyedia barang dan jasa, atomic habit juga sangat penting. Banyak penyedia gagal memenangkan tender bukan karena kualitas produknya buruk, tetapi karena kebiasaan administrasi yang kurang baik. Misalnya, dokumen yang tidak rapi, jadwal yang tidak disiplin, atau kurangnya riset terhadap kebutuhan pengguna. Jika vendor membangun kebiasaan kecil seperti memeriksa dokumen penawaran dua kali sebelum dikirim, memahami kebutuhan klien dengan lebih mendalam, dan terus memperbarui informasi pasar, peluang untuk memenangkan proyek akan meningkat secara signifikan.
Dalam dunia pengadaan modern yang semakin digital, kebiasaan kecil terkait teknologi juga menjadi sangat penting. Sistem e-procurement, e-katalog, dan berbagai platform digital menuntut pelaku pengadaan untuk terus belajar. Kebiasaan sederhana seperti meluangkan waktu setiap minggu untuk mempelajari fitur baru sistem pengadaan dapat meningkatkan kompetensi secara bertahap. Jika dilakukan secara konsisten, kebiasaan kecil ini akan membuat pelaku pengadaan lebih adaptif terhadap perubahan teknologi.
Sebagai praktisi pengadaan, saya juga melihat bahwa integritas sebenarnya dibangun dari kebiasaan kecil. Integritas bukan hanya soal menolak suap atau menjaga diri dari konflik kepentingan. Integritas juga terlihat dari hal-hal sederhana seperti tidak menunda pekerjaan, tidak mengabaikan prosedur, dan selalu memastikan proses berjalan sesuai aturan. Ketika kebiasaan kecil ini dilakukan secara konsisten, maka budaya integritas dalam pengadaan akan terbentuk secara alami.
Atomic habit juga dapat diterapkan dalam pengembangan kompetensi para ahli pengadaan. Banyak orang ingin menjadi ahli pengadaan yang hebat, tetapi tidak tahu harus mulai dari mana. Dalam pandangan saya, kuncinya adalah membangun kebiasaan belajar yang konsisten. Misalnya, membaca satu artikel pengadaan setiap hari, mengikuti diskusi profesional secara rutin, atau meluangkan waktu untuk memahami regulasi terbaru. Kebiasaan kecil ini mungkin terlihat sederhana, tetapi jika dilakukan selama bertahun-tahun akan menghasilkan keahlian yang luar biasa.
Di organisasi, kebiasaan kecil juga dapat membentuk budaya kerja yang lebih sehat. Jika setiap anggota tim pengadaan terbiasa saling berbagi informasi, saling mengingatkan terhadap prosedur, dan terbuka terhadap kritik, maka kualitas kerja tim akan meningkat. Budaya kerja seperti ini tidak muncul secara instan, tetapi terbentuk dari kebiasaan kecil yang dilakukan bersama setiap hari.
Dalam konteks reformasi pengadaan di Indonesia, saya percaya bahwa pendekatan atomic habit sangat relevan. Selama ini kita sering fokus pada perubahan regulasi atau sistem besar, tetapi kurang memperhatikan perubahan perilaku sehari-hari. Padahal, perilaku kecil para pelaku pengadaanlah yang menentukan apakah sistem tersebut benar-benar berjalan dengan baik atau tidak.
Sebagai Ketua Lembaga Pengembangan dan Konsultasi Nasional dan juga Ketua Ikatan Ahli Pengadaan Indonesia, saya melihat bahwa masa depan pengadaan Indonesia sangat bergantung pada kualitas sumber daya manusianya. Teknologi akan terus berkembang, regulasi akan terus diperbarui, tetapi jika kebiasaan kerja para pelaku pengadaan tidak berubah, maka perbaikan sistem akan berjalan lambat.
Karena itu, saya sering mengajak para peserta pelatihan untuk tidak hanya mempelajari aturan, tetapi juga membangun kebiasaan profesional. Mulailah dari hal-hal kecil. Biasakan membaca dokumen dengan teliti, mencatat keputusan penting, melakukan evaluasi setelah pekerjaan selesai, dan terus belajar mengikuti perkembangan dunia pengadaan.
Pada akhirnya, perubahan besar dalam pengadaan tidak selalu datang dari langkah besar. Justru sering lahir dari kebiasaan kecil yang dilakukan secara konsisten. Seperti prinsip atomic habit, perubahan kecil yang dilakukan setiap hari akan terakumulasi menjadi perubahan besar dalam jangka panjang. Jika setiap pelaku pengadaan di Indonesia membangun kebiasaan profesional yang baik, maka sistem pengadaan kita akan menjadi lebih transparan, lebih efisien, dan lebih dipercaya oleh masyarakat.
