Di dalam dunia pengadaan barang dan jasa publik maupun privat, kerap terjadi sebuah fenomena absurd yang membingungkan: sebuah proyek dinyatakan lulus audit dengan predikat sempurna karena seluruh dokumennya lengkap dan prosedurnya patuh pada aturan, namun barang atau jasa yang dihasilkan justru sama sekali tidak memberikan manfaat operasional. Gedung yang selesai dibangun tepat waktu dan sesuai anggaran dibiarkan kosong mangkrak, sistem aplikasi mahal yang dibuat sesuai spesifikasi teknis tidak pernah digunakan oleh pegawai, atau peralatan medis canggih yang dibeli sesuai prosedur teronggok berdebu di gudang penyimpanan.
Kondisi anomali ini memicu pertanyaan kritis mengenai hakikat keberhasilan suatu proses pengadaan. Ketika seluruh tahapan pemilihan vendor, penyusunan kontrak, hingga serah terima pekerjaan terlaksana tanpa ada satu pun aturan hukum yang dilanggar, secara administratif pengadaan tersebut dianggap berhasil. Namun, dari sudut pandang efisiensi anggaran dan kemanfaatan organisasi, proyek tersebut adalah bentuk kegagalan total yang membuang sumber daya secara sia-sia.
Pertanyaan mendasar yang kemudian muncul ke permukaan adalah: siapa yang sebenarnya paling bertanggung jawab atas tragedi pengadaan semacam ini? Apakah kesalahan berada pada perencana yang salah memetakan kebutuhan, praktisi pengadaan yang bekerja layaknya kacamata kuda, pengguna akhir yang tidak mengawal proses, ataukah pada arsitektur sistem pengadaan itu sendiri yang terlalu mengagungkan kelengkapan dokumen di atas efektivitas hasil? Esai ini akan menguraikan secara mendalam akar permasalahan dari ironi pengadaan ini serta membedah akuntabilitas dari setiap pihak yang terlibat.
“Dokumen yang rapi dapat menyembunyikan kegagalan fungsi di atas kertas, namun tidak akan pernah bisa mengubah barang mati menjadi manfaat nyata.”
Perencanaan yang Jauh dari Realitas
Akar dari hadirnya barang yang tidak berguna dalam ekosistem pengadaan hampir selalu bermula dari tahap paling awal, yakni perencanaan kebutuhan. Banyak organisasi terjebak dalam rutinitas menyusun anggaran belanja berdasarkan preseden tahun-tahun sebelumnya (incremental budgeting) tanpa melakukan evaluasi mendalam terhadap kebutuhan aktual di lapangan. Pejabat perencana sering kali menyusun daftar belanja dari balik meja kerja tanpa pernah berinteraksi secara intensif dengan pengguna akhir (end-user) yang nantinya akan mengoperasikan barang tersebut.
Akibat dari keterisolasian ini adalah lahirnya spesifikasi teknis yang tidak relevan dengan kebutuhan lapangan. Dalam beberapa kasus, perencana justru menyusun spesifikasi yang terlampau canggih dan rumit demi mengejar citra modernisasi, tanpa memperhitungkan kemampuan adaptasi SDM, kesiapan infrastruktur pendukung, atau biaya pemeliharaan di masa depan. Barang yang dibeli memang sangat berkualitas secara teknologi, namun menjadi tidak berguna karena tidak ada personel yang mampu mengoperasikannya atau tidak ada anggaran untuk membeli bahan bakarnya.
Kesalahan di tahap perencanaan ini bersifat fatal karena menciptakan efek domino ke seluruh tahapan berikutnya. Panitia pengadaan dan pelaksana kontrak hanya memproses apa yang telah dituangkan dalam dokumen perencanaan. Ketika dokumen perencanaan dari awalnya sudah keliru merumuskan solusi atas masalah yang ada, maka sebaik apa pun proses lelang dan seandal apa pun vendor yang terpilih, hasil akhirnya dipastikan akan tetap menjadi sebuah produk yang mubazir dan sia-sia.
“Menggambar peta yang salah dengan sangat teliti hanya akan memastikan seluruh rombongan tersesat dengan lebih cepat dan sempurna.”
Pelaksana Pasif atau Penjaga Mutu?
Dalam rantai proses pengadaan, tim pengadaan dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sering kali berlindung di balik dalih bahwa tugas mereka hanyalah mengeksekusi apa yang tertulis dalam dokumen perencanaan. Sikap pasif ini memicu pergeseran peran dari penjaga mutu nilai belanja (value guardian) menjadi sekadar petugas verifikasi dokumen (administrative gatekeeper). Ketika melihat adanya kejanggalan atau ketidaklogisan antara spesifikasi barang yang diminta dengan tujuan penggunaan, praktisi yang enggan mengambil risiko cenderung memilih untuk diam dan tetap melanjutkan proses selama dokumen fisiknya ditandatangani oleh pejabat berwenang.
Mentalitas kacamata kuda ini merupakan salah satu penyumbang terbesar terciptanya barang mubazir yang sah secara hukum. Pejabat pengadaan merasa bahwa bukan kapasitas mereka untuk mempertanyakan utilitas suatu barang. Fokus utama mereka adalah memastikan bahwa proses pengumuman lelang, evaluasi penawaran, hingga penyusunan adendum kontrak tidak cacat hukum dan selamat dari bidikan auditor. Selama seluruh checklist administrasi tercentang dengan benar, tanggung jawab profesional dianggap telah ditunaikan secara penuh.
Padahal, sebagai ahli pengadaan yang memiliki pemahaman teknis dan analisis pasar, praktisi pengadaan seharusnya bertindak sebagai filter kritis yang mampu menguji kelayakan perencanaan sebelum anggaran dieksekusi. Membiarkan proses pengadaan barang yang terindikasi tidak akan memberikan manfaat tetap berjalan—hanya karena dokumennya lengkap—adalah bentuk pembiaran profesionalisme yang mencederai prinsip dasar pengadaan, yaitu pencapaian value for money.
“Tangan yang sibuk membubuhkan stempel persetujuan tanpa melibatkan pikiran kritis hanyalah alat pembuat formalitas, bukan pembangun kualitas.”
Masalah Kesiapan Ekosistem
Pihak lain yang kerap luput dari sorotan dalam tragedi barang tidak berguna adalah pengguna akhir (end-user). Sering kali pengguna akhir bertindak sangat pasif pada tahap perencanaan, namun menjadi sangat mengeluh saat barang telah diserahterimakan. Mereka enggan terlibat dalam memberikan masukan spesifikasi yang detail saat diminta, atau tidak mau meluangkan waktu untuk melakukan pengujian sampel (sampling) secara serius. Akibatnya, barang yang datang tidak sesuai dengan ekspektasi operasional harian mereka.
Selain masalah keterlibatan, kegagalan fungsi barang juga sangat ditentukan oleh kesiapan ekosistem operasional di mana barang tersebut akan ditempatkan. Sebuah pengadaan instrumen teknologi modern yang dibeli dengan proses yang sangat transparan dan sah akan berakhir menjadi pajangan jika tidak didukung oleh pasokan listrik yang stabil, ruang penyimpanan berpendingin, atau pelatihan personel yang memadai. Banyak instansi hanya menganggarkan biaya pembelian barang, namun lupa mengalokasikan anggaran untuk integrasi sistem dan operasional berlanjut.
Ketidaksiapan ekosistem ini menunjukkan betapa dangkalnya pemahaman organisasi mengenai pengadaan holistik. Pengadaan barang bukanlah transaksi jual-beli terputus yang selesai pada saat penandatanganan Berita Acara Serah Terima (BAST). Tanpa adanya kesiapan rantai nilai di tingkat pengguna akhir untuk menerima, merawat, dan memanfaatkan barang tersebut, dokumen BAST yang ditandatangani hanya menjadi akta kematian bagi potensi kemanfaatan barang yang dibeli.
“Menghadiahkan kapal pesiar mewah kepada mereka yang tinggal di tengah gurun pasir adalah bentuk kebaikan yang membutakan akal sehat.”
Sistem Audit yang Terjebak pada Lembaran Kertas
Sistem pengawasan dan audit yang berlaku saat ini memegang peranan besar dalam memelihara siklus barang tidak berguna. Metode pemeriksaan yang dilakukan oleh sebagian besar lembaga pemeriksa masih sangat berorientasi pada kepatuhan dokumen (document-based compliance). Auditor cenderung menghabiskan seluruh energi mereka untuk memeriksa keabsahan stempel, kesesuaian tanggal surat, dan kalkulasi matematis dalam HPS, ketimbang turun ke lapangan untuk menilai apakah barang yang dibeli memberikan dampak operasional yang nyata.
Sistem audit yang terlalu menekankan pada aspek формаlitas ini memberikan sinyal yang salah kepada seluruh birokrasi. Praktisi pengadaan menjadi terlatih untuk memproduksi tumpukan berkas yang “tahan audit”, meskipun mereka tahu secara sadar bahwa barang yang dibeli tidak akan bertahan lama atau tidak akan pernah dipakai. Selama tidak ada klausul aturan yang dilanggar dan seluruh uang terbayarkan sesuai prosedur, auditor akan memberikan opini bersih tanpa catatan mengenai kegunaan barang tersebut.
Model pengawasan yang dangkal ini membuat tidak pernah ada pihak yang dimintai pertanggungjawaban atas kerugian berupa barang yang mubazir. Karena secara hukum tidak ada kerugian keuangan negara yang dihitung dari celah manipulasi harga atau barang fiktif, maka terbuangnya anggaran untuk barang yang tidak berguna dianggap sebagai hal yang lumrah dan tidak berisiko hukum. Ini adalah celah terbesar dalam sistem tata kelola keuangan publik kita saat ini.
“Pemeriksaan yang hanya membaca lembaran kertas tanpa melihat kenyataan di lapangan adalah keagungan prosedur yang menutupi kebangkrutan fungsi.”
Siapa yang Seharusnya Disalahkan?
Kembali pada pertanyaan utama: jika dokumen lengkap dan proses benar tetapi barang tidak berguna, siapa yang salah? Jawabannya adalah ini merupakan kesalahan sistemik yang melibatkan kolaborasi pasif dari seluruh aktor di dalam rantai pengadaan. Namun, jika harus membedah porsi akuntabilitas secara proporsional, kesalahan terbesar terletak pada kepemimpinan organisasi yang gagal mengintegrasikan perencanaan, eksekusi pengadaan, dan manajemen operasional dalam satu kesatuan kerangka kerja.
Pimpinan organisasi bertanggung jawab karena membiarkan ego sektoral antara unit perencana, unit pengadaan, dan unit pengguna berjalan secara terpisah tanpa ada sinergi. Pimpinan sering kali membiarkan proses pengadaan berjalan dalam bentuk silo-silo birokrasi, di mana masing-masing unit hanya peduli pada batas tugas administratifnya sendiri tanpa ada yang mengawal tujuan akhir organisasi. Tanpa adanya indikator kinerja bersama yang mengikat seluruh unit pada kemanfaatan produk, budaya saling lempar tanggung jawab akan terus berulang.
Untuk mengakhiri tragedi ini, akuntabilitas pengadaan harus diperluas. Penilaian keberhasilan pengadaan harus mengadopsi indikator kinerja berbasis hasil (outcome-based evaluation). Seorang perencana harus bertanggung jawab jika spesifikasi yang dibuatnya tidak realistis, pejabat pengadaan harus dimintai keterangan jika meloloskan barang yang secara kasat mata tidak rasional, dan pengawas harus mulai mengevaluasi dampak operasional. Hanya dengan membagi akuntabilitas secara tegas di seluruh rantai nilai, mentalitas membuang anggaran secara sah dapat dihentikan.
“Kesalahan bersama yang dibungkus rapi oleh prosedur tidak akan pernah berubah menjadi kebenaran, ia hanya menjadi tragedi yang dimaklumi.”
Mengembalikan Jiwa Pengadaan pada Kemanfaatan Nyata
Tragedi hadirnya barang yang tidak berguna di tengah proses pengadaan yang sempurna secara administrasi adalah bukti nyata betapa dalamnya jurang pemisah antara formalitas hukum dan kualitas hasil. Keadaan ini tidak boleh terus dibiarkan menggerogoti efisiensi belanja publik dan ruang pertumbuhan organisasi. Pengadaan barang dan jasa harus dikembalikan pada hakikat dasarnya, yaitu sebagai instrumen untuk menghadirkan nilai tambah dan manfaat nyata bagi keberlangsungan pelayanan dan pembangunan.
Transformasi paradigma harus dilakukan secara menyeluruh. Perencanaan pengadaan harus berbasis pada analisis kebutuhan aktual yang melibatkan pengguna akhir secara intensif. Praktisi pengadaan harus diberdayakan untuk menjadi analis strategis yang berani memberikan masukan kritis terhadap kelayakan rencana belanja. Di sisi lain, lembaga pengawas dan auditor perlu mentransformasi metode pemeriksaan mereka agar tidak hanya berhenti pada tumpukan kertas, tetapi menguji hingga pada tingkat efektivitas dan kemanfaatan barang di lapangan.
Pada akhirnya, kesempurnaan dokumen dan kepatuhan pada prosedur hanyalah alat bantu untuk mencapai tujuan, bukan tujuan akhir itu sendiri. Sebuah proses pengadaan baru dapat dikatakan benar-benar berhasil apabila barang atau jasa yang dibeli dapat berfungsi optimal, dirasakan manfaatnya oleh pengguna, serta memberikan value for money yang tertinggi bagi organisasi. Sudah saatnya kita berhenti mengagumi kerapian berkas dan mulai menagih manfaat nyata dari setiap rupiah yang telah dibelanjakan.
“Kemenangan sejati dalam pengadaan tidak ditandai oleh tebalnya berkas yang bebas temuan, melainkan oleh tersenyumnya pengguna yang merasakan manfaatnya.”
